Spisová a archivní služba v praxi - uchovávání a vyřazování dokumentů pro veřejnoprávní a soukromoprávní původce

Cílem semináře je seznámit posluchače s platnou legislativou v oblasti spisové služby a archivnictví, upravenou zákonem č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě v platném znění, dalšími souvisejícími předpisy i dalšími metodikami, standardy, dále praktickými dopady těchto předpisů na veřejnoprávní i soukromoprávní původce, kteří řeší otázku, jak nakládat s dokumenty v listinné a elektronické podobě v souladu s archivní legislativou.

Seminář je určen veřejnoprávním původcům (územní samosprávné celky a jimi založené a zřízené organizační složky nebo právnické osoby, organizační složky státu, státní příspěvkové organizace, státní podniky, školy a školská zařízení, zdravotní pojišťovny, veřejné výzkumné instituce a další) a dalším soukromoprávním původcům (obchodní společnosti, družstva s výjimkou bytových družstev a SVJ, politické strany a hnutí, spolky, odborové organizace, církve a náboženské společnosti, profesní komory, nadace a nadační fondy, ústavy, obecně prospěšné společnosti, notáři).

Program semináře:

• Legislativa - právní předpisy a jejich výklad
  • zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, včetně poslední novelizace tohoto zákona (novela zák. č. 89/2022 Sb. a zák. č. 261/2021 Sb., který se mění některé zákony v souvislosti s další elektronizací postupů orgánů veřejné moci, tzv. DEPO)
  • prováděcí předpis - vyhláška č.259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby (informace k očekávané novele 2023)
  • další předpisy i metodiky související s výkonem spisové služby
  • povinnosti veřejnoprávních a soukromoprávních původců dle § 3, odst. 1 a 2 zákona.
• Elektronická spisová služba
  • důsledky uplatněni zákona č. 300/2008 Sb. o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů na výkon spisové služby.
  • Národní standard pro elektronické systémy spisových služeb včetně informace k poslední připravované novele 2023
  • zásady výkonu spisové služby prováděné v elektronických systémech spisové služby
  • odlišné a společné znaky (výhody) při provádění výkonu spisové služby v elektronických systémech spisové služby a výkonu spisové služby v listinné podobě
  • postupy při zajištění celého životního cyklu dokumentů s přihlédnutím k evropským nařízením eIDAS a GDPR, nejčastější chyby při práci s dokumenty.
• Specifické typy dokumentů a nakládání s nimi (jak je dlouho uchovávat)
  • účetní doklady podle zákona o účetnictví č. 563/1991 Sb., ve znění pozdějších předpisů
  • doklady podle zákona č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení, ve znění poslední novely zákonem č. 455/2022 Sb. od 1. 1. 2023
  • dokumenty obsahující osobní a citlivé údaje podle zákona č. 110/2019 Sb. o zpracování osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů
  • nahlížení do dokumentů dle zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, ve znění pozdějších předpisů
  • některé další specifické typy dokumentů a nakládání s nimi na základě platných právních předpisů (například kroniky, matriky, školská, zdravotnická a technická dokumentace), vyřazování duplicit a kopií dokumentů.
• Interní předpisy pro oblast spisové služby
  • zásady pro zpracování spisového řádu, jeho aktualizace v souvislosti se změnami právních předpisů
  • zásady pro vypracování spisových a skartačních plánů
  • vzorové spisové řády se spisovými a skartačními plány.
• Průběh a varianty skartačního řízení, předávání archiválií do archivů, povinnosti vlastníka archiválií.
• Povinnosti likvidátorů a insolvenčních správců v souvislosti s likvidací nebo insolvenčním řízením.
• Přestupky proti archivnímu zákonu, kontroly a sankce.
• Upozornění na nejčastější chyby.
• Dotazy z praxe a diskuze