Ochrana osobních údajů, archivace dat, osobní spis

Na semináři se seznámíte s problematikou ochrany osobních údajů v oblasti mzdové a personální agendy podle zákona č. 110/2019 Sb. a obecného nařízení EU, známého pod zkratkou GDPR. Získáte informace, kdy je nutné mít souhlas se zpracováním osobních údajů, kdy je to nadbytečné, co je citlivý osobní údaj a jak je nutné s ním zacházet. Též se dozvíte, jaké jsou archivační lhůty všech dokumentů v personální a mzdové agendě, jaké jsou formy archivace dat a jak se provádí skartace dokumentů.
Seminář je určen:

mzdovým účetním, personalistům a ostatním osobám, které chtějí získat informace v dané oblasti.

1) Ochrana osobních údajů

• Právní úprava
• Definice pojmů osobní údaj, citlivý údaj , biometrický údaj, anonymní údaj, subjekt údajů, správce údajů, zpracovatel údajů, pověřenec
• Zpracování osobních údajů, uchovávání osobních údajů, archivace údajů, výmaz údajů (být zapomenut).
• souhlas se zpracováním osobních údajů – kdy je nutný, kdy nikoliv
• Povinnosti při zpracování osobních údajů
• Povinnosti při zpracování citlivých údajů
• Práva subjektu údajů
• Likvidace osobních údajů
• Úřad pro ochranu osobních údajů
• Přestupky, správní delikty
• Kamerový systém
• Osobní spis, obsah spisu, ochrana osobních údajů v osobním spisu
• Inzerát a osobní údaje uchazeče o zaměstnání
• Ochrana osobních údajů v souvislosti s mimořádnými opatřeními v souvislosti s onemocněním covid-19, archivace povinných evidencí, rozsah evidencí

2) Archivace dat

• Právní úprava
• Základní pojmy – dokument, původce dokumentu, spisová služba, archiválie, archiv, registratura, archivní zpracování, označování dokumentů symboly A,S,V
• Evidence dokumentů, archivace dokumentů a vyřazování dokumentů
  - archivace analogová a digitální
  - digitální archivace vlastní a jiným subjektem a povinnosti vůči OSSZ

• Spisová služba – pro veřejnoprávní původce (jen stručně)
• Ochrana archiválií
• Síť archivů v ČR
• Archivační lhůty jednotlivých dokumentů mzdové a personální agendy
  - mzdový list, doklady o pracovněprávních náležitostech
  - doklady o vzniku, trvání a ukončení PPV
  - vnitřní předpisy
  - prémiové řády
  - docházka do zaměstnání
  - doklady o pracovním volnu bez náhrady příjmu
  - dovolenky
  - důtky, výtky, pozitivní hodnocení zaměstnance
  - pracovní výkazy
  - účetní záznamy
  - doklady o srážkách ze mzdy
  - doklady o zdravotním pojištění a sociálním zabezpečení, nemocenském pojištění, ELDP, atd.
  - mzdové a účetní rekapitulace
  - výplatní lístky

3) Osobní spis

• Obsah osobního spisu a jeho ochrana
• Práva zaměstnance ve vztahu k osobnímu spisu

4) Dotazy posluchačů